证件原件只随身放一处，扫描件在云端和备用机各留一份
证件类的分工是：原件随身，副本分存。护照等证件原件放在随身包里一个固定位置，不和现金、卡混放，也不放进托运行李或住处抽屉——长住时容易出现的情形是出门办事才发现证件留在住处，固定随身就是为了免去每次出门前的确认。
副本做两份，位置分开：一份扫描件存云端，一份存备用机本地。这件事回链第 79 篇备用机配置和第 140 篇数字档案：备用机里的那一份要做到离线能打开，出行前在飞行模式下打开一次确认；云端那一份要确认在电脑上也能打开，不要只在一台设备上验证过。扫描件的内容范围按数字档案那一篇的清单做，本篇不另列证件种类清单。
还要补一项：把证件的关键信息页和签证、出入境相关页面分别扫描，不要只扫一页信息页。副本的用途是办事时出示和核对信息，不是替代原件，所以存放标准只有两条：需要时能立刻调出，且不和原件在同一个地方。
现金与卡按日常、备用、现金三层分开放，不叠进同一个钱包
钱和卡的分工回链第 8 篇的三层资金安排：日常、备用、现金三层，本篇只定三层的位置，不重复金额与币种的细账。
日常层放随身钱包：当天和近几天要用的支付卡与少量现金，金额按自己的日常开销定，本篇不给数额。备用层不进钱包：备用的卡放在随身包里与钱包不同的隔层，或在外出时留一小部分在住处，原则是钱包不在手边时，备用层还能独立完成支付和取现。现金层单独放：不与任何卡同处，放在随身包的另一个位置，作为支付工具都不可用时的最后一层。
三层分开的判断标准很简单：任意一层暂时不可用，另外两层还能维持当天的吃住行。每次换城后重新检查一遍三层是否齐全、位置是否还是原来的三个，不要让备用卡在不知不觉中又回到钱包里——分工失效往往不是设计问题，是执行几周后慢慢合流。
备份盘不与主机同包，当天素材和文档当天做成第二份
设备与数据的分工分两层看。设备层：相机机身和常用镜头随身，放在相机包或随身小包里；备用镜头、充电器等配件可以放行李。电脑主机随身，备份盘不与主机同包——主机在随身包，备份盘就放行李的另一层，或外出工作时把备份盘留在住处。判断只有一条：任何一次单包遗失或损坏，都不同时带走主机和它唯一的备份盘。
数据层只给节奏原则，细则回链第 84 篇的数据处理思路：当天拍的素材、当天改的文档，在当天结束前做成第二份，第二份与原始文件不在同一块盘上；其中需要长期保留的部分再同步一份到云端，完成异地副本。也就是说，一份新数据在过夜之前至少存在于两个位置，其中长期保留的那部分存在于异地。
执行上定一个固定时点，比如每天收工时统一做，不靠想起来才备份。当天没有新增素材和文档的日子可以跳过，但不要积攒到换城前一晚集中处理：换城前要核对的是「所有数据是否已有第二份」，不是临时补做一周的量。
贵重物在住处不集中放一处，设备和它的副本也要分开
长住时，贵重物品大部分时间不在身上，而在住处。住处存放的底线只有一条：不集中放一处。相机包、备份盘、备用卡和证件副本不要同时出现在同一个抽屉、同一个柜子或同一个行李箱里，至少分成两个位置放。
分法按「原件与副本分开、主机与备份盘分开」这两条在住处继续执行：相机放在一处，备份盘放在另一处；备用卡不和现金层放在同一个位置。外出时同理，把不带出门的贵重物留在住处的两个既定位置，不要临出门前随手塞进同一个地方。
住处存放只定位置分工，不定具体藏放点位：每人的住处格局不同，点位由自己按「两个位置、互不重合」这个标准定。换一间住处，就重新指定一次这两个位置，并和上一节的随身分工对齐，不要沿用上一间房的习惯随手放。
把每类物品填进随身、住处、云端三格，再按清单归位
汇总成一张分工表，换城或换住处时照表归位，不临时决定：
证件原件：随身：固定一处存放；住处：不留；云端：—
证件扫描件：随身：备用机一份；住处：—；云端：一份
日常卡与现金：随身：钱包；住处：—；云端：—
备用卡：随身：与钱包不同隔层；住处：或留一部分；云端：—
现金层：随身：与卡分开的位置；住处：—；云端：—
相机与常用镜头：随身：相机包；住处：不用时占住处位置一；云端：—
电脑主机：随身：随身包；住处：—；云端：—
备份盘：随身：与主机不同包；住处：住处位置二；云端：—
当天素材与文档：随身：原始文件所在设备；住处：第二份在另一块盘；云端：长期保留部分一份
最后是换城前的归位清单，逐项做完才算分工成立：一、证件原件回到随身固定位置，扫描件在云端打开一次、在备用机离线打开一次。二、三层钱卡逐层清点，确认三层在三个不同位置。三、备份盘与主机分包放置，当天素材和文档的第二份已经做完，长期保留部分已同步云端。四、到新住处后先指定贵重物的两个存放位置，再把相机与备份盘、备用卡与现金层分别放进去。表里任何一格填不上，就先补那一格，不要带着空格出发。
来源与阅读范围
作者：Roamorrow 编辑部。本文链接不收取返佣。本文只管证件、钱卡、设备与数据各自放在哪，不给金额数额；扫描件的用途是办事时出示和核对信息，不是替代原件，证件种类与数字档案的清单按个人档案的既定规则执行。
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